オフィス開設に必要なものはコレ！
オフィスを開設するにあたって「何をどう準備するといいのか？」『数が多すぎて把握するのが難しい』
という方も多いのではないでしょうか？
中には、
「オフィスで利用するものは、全部購入した方がいいのか？」
「どんなものを揃える必要ある？」
といった疑問を持っている方もいます。
そこで今回は、オフィスの開設に揃えるべき家具や備品など詳しくご紹介しましょう。
これを読めば、初めてオフィスを開設する方でも困らず準備を進めることができますよ。
オフィス開設の前に必ずチェックしておきたい8つの準備
オフィスの開設にあたって、必ずなくては仕事にならないといった備品・設備もあります。
まずは、開設時には設置しておきたい8つの備品・設備についてご紹介していきます。
１. 複合機・コピー機のリースサービス
複合機・コピー機の導入は、オフィス開設時には必ず思い浮かべるものと言っても過言ではないでしょう。しかし、複合機・コピー機を購入しようとすると、初期費用が100万円を超えることも多く、開業費を大幅に削ってしまうことも多いです。そこでおすすめなのが、リース契約での複合機・コピー機の導入になります。リース契約とは、簡単に言えば毎月使用料（リース料）をリース会社へ支払い、新品の複合機・コピー機を利用する方法です。リース契約の特徴としては次の4つになります。
複合機リース契約の特徴
・リース料に保守料が含まれているケースも多く、毎月の支出の管理がしやすい
・新品の複合機・コピー機が利用できる
・リース料は経費扱いになるので、経理上ラク
・契約満了後は、新たなリース契約を結び、新品と入れ替えることも可能
リースした複合機・コピー機の所有権は、リース会社になるので覚えておきましょう。
2. ビジネスフォン
ビジネスフォンという言葉に、聞きなれないといった方も多いでしょう。
家庭用電話との違いは次のような3つがあります。
・保留転送が可能
・外線と内線が共有できる
・複数の電話にも対応
家庭用電話では、1回線しか対応していないため、電話中に外線が入ったとしても通話中、もしくはキャッチフォンとして、受けていた通話を切り改めて外線に出る必要があります。ビジネスシーンでこれでは業務に支障をきたしてしまうでしょう。
ビジネスフォンを導入することによって、複数の外線を同時に受けることや、受けた外線を担当者に回すといったことも可能になります。また、内線を利用することで、離れた部署の担当者とも無料で会話ができるなど、利便性が上がりますね。これから開業する場合は、家庭用電話よりもビジネスフォンがおすすめです。
3. パソコン
開業に必要なパソコンは、選び方がとても重要です。
・使用目的
・どんなケースで使用するのか
・使用人数は何人か
といった3つをまず考えてみましょう。
仕事において、パソコンのスペックはとても重要です。しかし、あまりにもハイスペックなタイプを選んでしまうと、あまり必要のない機能が付いている上に導入費もかかります。また、顧客情報や社内情報など重要な情報も扱うことが多いため、セキュリティ面も万全に整える必要があります。
例えば、外出用に使用するパソコンであれば、ハイスペックよりも軽量でセキュリティ性を重要視する、クリエイティブな作業を求めるのであれば、それに対応したCPUや容量なども検討しなくてはいけません。
パソコンは、仕事の上でも効率性を左右する重要な部分です。適切なスペックでセキュリティ面も考慮したパソコンを選ぶようにしましょう。
4. ネットワーク関連
パソコンや複合機・タブレットなどを使用する上で、インターネットの環境を整えるのは大切です。
ネット環境は、パソコンだけではなく複合機・コピー機にも影響します。
例えば、ネット回線を利用して仕事を進めなくてはいけないのに、通信速度が遅いと時間のロスや業務が進まないといったデメリットも発生します。また、複合機が無線LANに対応するかどうかによって、スマホなど他のデバイスからのプリントや、FAXの閲覧・印刷ができるといった違いも発生していきます。契約するプロパイダ先や、構築するネットワークによって仕事の効率がぐんと変わるのでとても重要です。
・開業する職種
・どれくらいの端末で使用したいか
・どれくらいの頻度でインターネットを使用するか
といった3つのポイントをよく考慮して、ネットワークの繋ぎ方を検討しましょう。
セキュリティ対策
企業は個人情報や機密情報を取り扱うため、セキュリティ面を強化する必要があります。インターネット上で情報漏洩が起こってしまう場合が多いので、インターネットの入り口・出口のセキュリティ対策を行い、加えて内部不正防止のセキュリティ対策も行いましょう。
おすすめのセキュリティソフトを紹介しているので、ぜひご覧ください。
5. ホームページ制作
ホームページは、オフィスを宣伝する上でも重要です。
今はネットで検索してそのお店がどんなお店なのか、どこにあるのかなど情報を得る人がほとんどです。
また、ホームページがあった方が行きたくなる、頼みやすいなどの信用にも繋がります。
いわば、ホームページはお店・会社の『顔』なのです！
全国不特定多数の人の目に留まりやすく宣伝効果としても期待できるため、ぜひホームページ制作は行いましょう。
ホームページ制作については以下の記事で詳しく書いています。
こちらも是非参考にして下さいね♪
6. 監視カメラ / 防犯カメラ
監視カメラと聞くと、お金を扱う店舗がつけるものといったイメージを持たれやすいですが、実はオフィスでも次の4つのようなメリットから、設置がおすすめです。
・不審者の侵入、窃盗などといった犯罪被害を防げる
・勤務状況のチェック
・職員の不正行為のチェック
・もし犯罪があった場合の証拠
不法侵入によって窃盗被害は、店舗だけではなくどのオフィスでもありえます。また、職員の不正行為などは監視の目があるだけでも抑制力になり、未然に防ぐこともあるため、設置は進んで行うようにしましょう。
オフィスで使用される監視カメラの多くが、室内の雰囲気を壊しにくいドーム型のもので天井に設置されています。防犯カメラについては以下の記事で詳しく書いています。こちらも是非参考にして下さい。
7. オフィス家具
オフィスを開設するために忘れてはいけないのが、家具です。
オフィスで使用する家具は、オフィス内の景観を整えるとともに、職員の過ごしやすさや仕事の効率さえ左右することもあるので重要なのです。
揃えるべき代表的なオフィス家具には、以下のようなものがあります。
・デスク・デスクチェア
・パーテーション
・耐火金庫
・本棚
・収納ボックス
・フロアケース
・傘立て など
これらの家具は、オフィスを拡大するときにも必要です。代表的な家具を揃えておけば、当面のオフィスの開設には困らないでしょう。後は、業務に合わせて家具を揃えていくといいですね。
8. エアコン
オフィスで家庭用のエアコンを導入したいと考える方も多いでしょう。
しかし、家庭用エアコンをオフィスの規模に合わせて設置したら、「冷えない」「温まらない」といったトラブルも多く聞きます。それは、家庭用エアコンではパワーが追いつかないためです。
例えば、焼き肉屋など熱を発するものを提供するお店では、その分熱を下げるためのエアコンの力が必要になります。しかし、畳数などで選んだエアコンでは力が足りず、ガンガン冷やしても冷えないのです。それどころか、常にフル稼働しているエアコンで電気料が高くなってしまうでしょう。エアコンにも適材適所があり、業種に合わせて業務用エアコンも検討し設置することが大切です。
忘れちゃいけない！オフィスの備品5つも合わせて確認
オフィスの開設にあたって、ついつい大きなものに目を奪われがちですが、これからご紹介する4つのような備品も必要に応じて用意しましょう。
忘れがちだけど、なくては困るといった備品なのでぜひチェックしてくださいね。
1. ホワイトボード
ホワイトボードは、会議や連絡事項の添付、予定表の添付などさまざまなシーンで役立ちます。また、プロジェクターとしても使用でき、その用途は多彩なのでどんなオフィスでも活躍するでしょう。しかし、自由に移動できる自立式では、スモールオフィスでは場所に困るという方もいますよね。近年では、ホワイトボードシートといって壁に直接貼り、ホワイトボードとして利用できるものを販売されているので検討してみましょう。
2. シュレッダー
個人情報、手紙、重要文書などの処分方法に困るという場合、役立つのがシュレッターです。外部に漏れたくない情報なども細かく裁断することで、セキュリティ性も上がります。
オフィスを開設するときには、ぜひ用意してほしい備品の1つですね。
3. テーブルタップ・延長コード
オフィスでは電子機器を使用するケースが多く、コンセントが足りないといった状況はよく起こります。そのため、テーブルタップや延長コードは必ず用意した方がいいでしょう。延長コードを用意しておくことで、普通ならコードが届かない場所にパソコンを設置できるなど、選択肢が増えます。延長コードの中には、電源スイッチがついているものもあり、普段使わない電子機器の電源はオフにしておくなど、ちょっと節約も可能です。
4. 事務用品
コチラもないと何かと不便です。主な事務用品には、以下のようなものがあります。
・はさみ・クリアファイル・のり
・封筒・ホッチキス・付箋
・修正ペン・バインダーなど
全てデータでやり取りを行っており、紙が出ることがないという会社は必要ないかもしれません。しかし、まだ多くの会社では必要なものがあると思うので、必要だと思うものは常備しておいたほうが良いでしょう！
5. 空気清浄機
会社は多くの人が出入りする場所なので、空気が汚れやすいです。コロナやインフルエンザなどの感染ウイルスを防止するためにも、空気清浄機の設置をおすすめします。
会社は取引先やお客様を迎える場所でもあるので、空気は常に綺麗な状態を保つ方が会社のイメージも良くなります。
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